Dématérialiser des documents en entreprise consiste à les faire basculer vers un format numérique que l’on peut modifier directement. Certaines entreprises vont jusqu’à adopter une politique de « Zéro papier » en remplaçant la totalité des supports papiers par le numérique.

Qu’est-ce qui peut bien être à l’origine d’un  tel changement ? Dans cet article, nous vous dévoilons quelques avantages et inconvénients de la dématérialisation des documents.

Les avantages de la dématérialisation

  • Dématérialiser pour gagner de la place

L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est la logistique. En effet, tandis qu’une salle d’archives peut contenir l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètre carré, la performance actuelle des solutions de stockage numérique change la donne.

Par exemple, aujourd’hui, un seul disque dur SSD d’un téraoctet (1 To) équivaut à une salle d’archives de plus de 43.000 mètres carrés si on y stocke des documents de traitement de texte. 

Ce gain de place est une réelle opportunité pour les PME qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux.

  • Mieux s’organiser et protéger ses données

La dématérialisation entraîne aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance:

  • Réunir l’ensemble de ses documents de travail sur un réseau dématérialisé est la clé d’une journée de télétravail productive. 
  • Pouvoir travailler chez soi ou en déplacement comme si on était au bureau, devient possible grâce à une solution d’hébergement adaptée. 

C’est une solution qui vous permet de gérer le télétravail de vos collaborateurs en protégeant vos données. Ainsi, vous assisterez à une augmentation de productivité.

Les inconvénients de la dématérialisation

  • Devoir anticiper les risques de sécurité

La dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE), qui interdit toute modification ou suppression d’un document numérisé. 

Par ailleurs, le risque de perte des documents numérisés est également présent, par exemple à cause d’une attaque malveillante. Il faut donc veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise. Plusieurs bonnes pratiques existent pour se protéger des cyberattaques.

  • Maîtriser la gestion technique de la dématérialisation

La question du stockage est également à relever, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données augmente. Les entreprises ont donc besoin de matériels performants et modulables, et se tournent vers les serveurs, qui présentent un coût supplémentaire, tant à l’achat qu’en frais d’entretien. 

Dans tous les cas, le passage vers la GED ou le SAE doit faire l’objet d’une réflexion visant à trouver le meilleur outil pour l’entreprise et doit être accompagné pour une transition efficace.

Afin de maîtriser son budget, tout en optimisant les avantages et la performance d’une stratégie de dématérialisation, faire le choix d’un infogérant est une solution prudente et efficace. Votre prestataire à la connaissance technique. Il saura vous seconder et vous conseiller afin d’offrir les meilleures options possibles à votre PME.

Pour ce type de besoin, CNCR GROUP se tient à votre disposition. Spécialiste en protection de données et de capital digital, nous saurons vous proposer la solution adaptée. N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir plus de renseignements.

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